Novas formas de trabalho, equipes distribuídas, modelos de negócios inovadores, segurança. Esses são assuntos discutidos amplamente em decorrência da transformação digital nas organizações.

Manter a colaboração e uma boa comunicação entre os times em diferentes modelos de trabalho é bastante desafiador. E diante disso, surge o conceito de Modern Workplace, que em tradução literal é um espaço moderno de trabalho.

Mas na prática, o que é um Modern Workplace?

Modern Workplace: o que é

Atualmente, um espaço moderno de trabalho pode ser em qualquer lugar. Claro que pode! Mas os times precisam ter acesso a tecnologias que permitam que seu trabalho seja feito e que a comunicação com o restante de sua equipe aconteça de forma fluída.

Então, espaço de trabalho é uma coisa, e um Modern Workplace é outra! A conectividade e colaboração são ágeis e eficientes em um espaço de trabalho moderno. Nele, o formato de trabalho, a gestão de equipes descentralizadas e a complexidade da segurança dos dados corporativos

são sustentados por tecnologia.

Colaboração e comunicação: desafios do Modern Workplace

Os avanços das novas tecnologias nos negócios transformam rotinas e processos de trabalho completamente, nos mais diversos segmentos do mercado. Com isso, os colaboradores ganham mais qualidade de vida, e as empresas contam com maior produtividade com pessoas mais motivadas.

Mas, para chegar a esse ponto, existem desafios pelos quais as empresas que querem remodelar seu negócio com soluções modernas precisam passar.

Esses desafios estão ligados principalmente a 4 pilares:

• Modelo de negócio: As formas de operação e geração de valor são baseadas em tecnologia e novas formas de fazer produtos, negócios e prestar serviços.
• Conectividade e mobilidade: É preciso ter a capacidade de engajar o ecossistema completo e em tempo real, com alta disponibilidade, mobilidade e ótima experiência.
• Processos: Métodos de trabalho engessados e burocráticos precisam ser revistos, com foco na experiência do usuário, no resultado e na automação para aumentar a eficiência do todo.
• Análise de dados: Implementar a cultura de dados é essencial para trazer mais segurança para mudanças propostas e maior direcionamento para a tomada de decisão.

Perceba que a tecnologia é a força motriz para que se consiga transpor os desafios e propor mudanças que de fato propiciem colaboração e comunicação eficiente mesmo com equipes distribuídas.

Modern Workplace: quais as vantagens

Um ambiente moderno de trabalho certamente trará vantagens, tanto para a empresa quanto para os colaboradores e todo seu ecossistema. Veja algumas delas:

Mais produtividade

Processos mais eficientes, centralização e compartilhamento de documentos vai exigir menos tempo dos colaboradores na execução de suas atividades. Além de ser mais produtivo, isso implica em ter tempo para se dedicar a assuntos mais estratégicos e até inovadores.

Melhor experiência para o colaborador

Nada como dispor de tecnologia moderna e amigável para realizar suas atividades. Melhor ainda se é possível optar por se deslocar até o ambiente de trabalho, ou por ficar em outro lugar mais conveniente no momento. Essa tranquilidade e poder de escolha certamente melhoram a experiência dos colaboradores e os deixa muito mais satisfeitos.

Incentivo à criatividade e colaboração

O uso da melhor tecnologia aumenta a confiança do time, promove mais colaboração e, com isso, incentiva a criatividade dos envolvidos em um processo. Se é mais fácil compartilhar as informações e ideias, também fica mais fácil que as pessoas se sintam à vontade em contribuir.

Mais mobilidade e conectividade

Estar conectado com diversas opções de ferramenta, de forma flexível e segura, de onde quer que esteja é uma ótima vantagem do Modern Workplace. Isso ajuda a manter a empresa em movimento ao mesmo tempo em que flexibiliza a rotina de trabalho dos times.

Automação de processos

Com ferramentas que viabilizam o Modern Workplace a automação dos processos também é facilitada. A organização e acompanhamento das atividades são ampliadas, assim como o nível de controle e gestão de prioridades e responsáveis.

Maior Segurança

Contar com um sistema que compartilha dados em uma única plataforma aumenta as condições de proteção das informações. Ataques e falhas na segurança são evitados mais facilmente quando os ambientes não envolvem diversas soluções e fornecedores.

Menos custos

Utilizar uma solução que viabilize colaboração e comunicação para equipes distribuídas vai ajudar na redução de custos relacionados à infraestrutura. Isso vale tanto na manutenção dos equipamentos quanto em capacidade de armazenamento de documentos.

Modern Workplace: como implementar

É necessário repensar como sua empresa pode trabalhar o negócio, sua conectividade, seus processos e o quanto ela é orientada a dados para de fato acompanhar a transformação digital dos modelos de trabalho.

Nesse cenário, os passos abaixo serão fundamentais para implementar um Modern Workplace na sua organização:

Empodere os colaboradores

Os times distribuídos precisam se sentir confiantes e confortáveis no novo modelo de trabalho. Para isso, sua empresa precisa demonstrar que confia neles, em sua independência, organização e planejamento. Então é preciso incutir nos líderes uma cultura mais voltada a entregas e resultados para que haja aceitação da flexibilidade oferecida, assim como engajamento dos colaboradores à nova rotina.

Torne seus processos digitais

É preciso identificar tarefas e etapas dos processos de trabalho que podem (e devem!) ser modificados e migrados para o ambiente digital. O objetivo é que o trabalho seja fluído entre as pessoas e as áreas da empresa, mesmo que não estejam juntos de forma presencial.

Busque tecnologia moderna de colaboração

Para garantir que seus colaboradores se sintam conectados ao seu negócio, estejam eles onde estiverem, assim como tornar esse processo seguro para sua empresa é fundamental contar com a tecnologia certa.

Nesse caso, vamos falar das soluções do Microsoft 365, que oferecem otimização e eficiência, além de segurança operacional. Tudo de forma integrada em um só lugar, gerando maior produtividade e proporcionando colaboração de acordo com a proposta de um Modern Workplace.

Veja alguns dos recursos que ele oferece para um Modern Workplace:

• Microsoft Teams: Essa ferramenta possibilita uma maior eficácia da comunicação interna. Permite a criação de reuniões onde os colaboradores podem fazer colaborações e dialogar com parceiros e pessoas do time. O Teams permite que as salas e conversas sejam gravadas, além de possibilitar que os arquivos sejam anexados na nuvem;
• Office 365: Buscando a colaboração e produtividade, a Microsoft oferece o Office 365, com os aplicativos empresariais amplamente utilizados como Word, Excel, Power Point etc. Essa ferramenta funciona de forma segura e simultânea com aplicativos que são editáveis e podem ser compartilhados com a equipe;
• OneNote: Outra ferramenta ideal para ambientes corporativos, funciona para juntar informações e anotações digitais e é mais um aplicativo que oferece a função de colaboração multiusuário;
• OneDrive: Por fim, não podemos esquecer do serviço de armazenamento na Nuvem da Microsoft que permite que qualquer tipo de arquivo seja anexado e podem ser compartilhados no modo público para toda equipe.

Utilizar a tecnologia como um agente transformador de ambientes modernos de trabalho é essencial e a Processor é uma empresa certificada e parceira da Microsoft há mais de 30 anos.

Com sua vasta experiência na área de tecnologia e mais de 34 anos de mercado, a Processor está preparada para a revolução tecnológica, auxiliando na implantação de ambientes modernos de trabalho demandados pelo mercado.

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